Kuinka aloittaa ja sulkea ammattimainen yrityssähköposti (2023)

Sen mukaan yli 89 miljardia kaupallista sähköpostia lähetetään päivittäinMashablessa julkaistut viimeisimmät tilastot. Ei sisällä yli 55 miljardia henkilökohtaista sähköpostiviestiä, jotka lähetetään päivittäin.

Sähköposti on tärkeä osa liiketoimintaamme ja elämäämme. Silti harvat ihmiset tietävät oikean tavan aloittaa ja lopettaa ammattimainen yrityssähköposti parhaan tuloksen saavuttamiseksi.

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle parhaan tavan aloittaa ja lopettaa ammattimainen yrityssähköposti. Puhun myös sähköpostityylistä ja keskustelen kohdeyleisön tärkeydestä.

1. Tunne kohdeyleisösi

Ennen kuin voit kirjoittaa sähköpostiisi tehokkaan avauksen ja lopun, sinun on tunnistettava sähköpostin kohdeyleisö. Kohdeyleisö on se, jonka haluat tavoittaa sähköpostillasi. Se voi olla tietty yksilö tai ihmisryhmä.

Esimerkiksi web-kehittäjä, joka kirjoittaa yritykselle sähköpostin nähdäkseen, tarvitseeko he apua verkkokehityksen tekemisessä, kohdistaa kohteensa rekrytointipäällikön. Sitä vastoin ystävälle kirjoitettu sähköposti, jossa kysytään, onko hänen työskentelyyrityksensä palkkaamismahdollisuuksia verkkokehittäjälle, on ystävä kohdeyleisönä.

On tärkeää tietää, ketä yrität tavoittaa sähköpostilla. Kohdeyleisö vaikuttaa sähköpostin kirjoitustyyliin, mukaan lukien sähköpostin alkuun ja sulkemiseen. Tässä on kaksi yleisintä sähköpostikohdetta:

1. tunnettu julkinen vs. tuntematon yleisö
2. yksilö vastaan ​​ryhmä

Tunnettu yleisö vs tuntematon yleisö

On hyvä idea oppia mahdollisimman paljon kohdeyleisöstäsi. Jos mahdollista, lähetä sähköposti jollekin tutullesi yrityksen organisaatiosta, jolle kirjoitat.

Jos et tunne ketään organisaatiossa, yritä selvittää sen henkilön nimi ja arvonimi, jolle kirjoitat, ja käytä niitä sähköpostissa. Ihmiset vastaavat todennäköisemmin, kun heille puhutaan suoraan.

Joskus saatat joutua lähettämään sähköpostia tuntemattomalle yleisölle. Saatat esimerkiksi vastata freelancerin mainokseen, eikä mainoksessa ole henkilön nimeä. Huolimatta yrityksen parhaista tutkimuksista, ei ole selvää, kenelle sähköposti on osoitettu. Näissä tapauksissa on parasta aloittaa sähköposti yleisellä mutta ystävällisellä avauksella, kuten "Hei".

Vältä "asianomaiselle henkilölle", joka kuulostaa liian jäykältä ja muodolliselta.

Myös yleisö vaikuttaa sähköpostin tyyliin ja sävyyn. Ammattimainen yrityssähköposti, jonka lähetät ystävälle, voi olla vähemmän muodollinen ja henkilökohtaisempi kuin yrityssähköposti, jonka lähetät jollekin, jota tuskin tunnet tai et ole koskaan tavannut.

Single vs. Group

Jos mahdollista, osoita sähköposti jollekin henkilölle. Joissakin liiketoimintatilanteissa saatat kuitenkin joutua lähettämään sähköpostia ryhmälle. Tässä on joitain esimerkkejä:

• sähköpostilla asiakasryhmälle, joka ilmoittaa palvelunsa muutoksista
• sähköpostiuutiskirje, joka mainostaa yritystäsi kiinnostuneille tilaajille
• lähetä sähköpostia ammattilaisten tiimille, jonka kanssa työskentelet

Olen varma, että voit keksiä muita esimerkkejä, jotka soveltuvat myös yritykseesi.

Jos lähetät sähköpostia ryhmälle, on hyvä olla tietoinen ryhmän yhteisistä piirteistä. Tämä voi auttaa sinua päättämään, miten sähköpostisi määritetään ja mitä ääntä käytetään.

Esimerkiksi asianajajaryhmälle lähetetyn sähköpostin tulisi olla muodollisempi kuin korkeakouluopiskelijoiden ryhmälle lähetetyn sähköpostin.

2. Valitse muodollinen tai epävirallinen sähköpostityyli

Tyyli, jota käytät sähköpostin kirjoittamiseen, määrittää sen tehokkuuden. Myös sähköpostin avaaminen ja sulkeminen vaihtelevat käytetyn tyylin mukaan.

Sähköpostityylistä on hyvä tietää kolme asiaa:

1. Milloin käyttää muodollista tyyliä.
2. Milloin käyttää epävirallista tyyliä.
3. Katso kuinka puhut.

Tarkastellaanpa sähköpostin tyyliongelmia.

Sähköposti muodollisella tyylillä

Vuosia sitten kaikki ammattimaiset yrityssähköpostit lähetettiin muodollisella tyylillä. Sinut on ehkä opetettu käyttämään muodollista tyyliä kirjoittaessasi kaikkia työsähköpostiviestejäsi.

Virallisten sähköpostien suurin ongelma on, että ne tuntuvat jäykiltä.

Kiinnitä huomiota sen organisaation käytäntöihin, jolle kirjoitat. Nykyään monet organisaatiot suosivat rennon tyylisiä, epävirallisia sähköpostiviestejä jopa ammattimaisissa yrityssähköposteissa.

Epäviralliset sähköpostit

Vaikka muodollinen sähköpostityyli toimii monissa yrityksissä, muut yritykset haluavat vähemmän muodollista sävyä. Tässä on muutamia merkkejä, joita sinun tulee käyttää vähemmän muodollisessa kielenkäytössä sähköpostissasi:

• Kaikki organisaatiosi ihmisiltä saamasi sähköpostit ovat vähemmän muodollisia. Kiinnitämme erityistä huomiota siihen, miten viranomaisilta saadut sähköpostit kirjoitetaan, kuten esimerkiksi pomosi sähköpostit.
• Vastaanottaja puhuu vähemmän muodollisesti.Jos esimerkiksi osoitamme sähköpostiin "Dear Mr. Brown", hän vastaa "Herra Brown on isäni, kutsu minua Bobiksi", sitten hän ottaa vähemmän muodollisen sävyn.
• Tunnemme vastaanottajan hyvin.Jos kirjoitat tuntemallemme ystävälle tai kollegalle, voit käyttää heidän etunimeään. Sähköpostin otsikko kuten rouva tai herra voi tuntua hankalalta tai töykeältä.

Katso kuinka puhut

Yksi suurimmista sähköpostien ongelmista on se, että vastaanottaja ei näe kehon kieltä. Tämä voi aiheuttaa väärinkäsityksiä.

Kirjoitin esimerkiksi ammattisähköposteja, joita ajattelin. Menin suoraan asiaan sähköpostin luomisen jälkeen ja käsittelin aihetta, josta halusin puhua. Olin järkyttynyt, kun yksi asiakkaistani kirjoitti takaisin ja kysyi, miksi olin ollut niin töykeä sähköpostissani. Minun piti miettiä uudelleen tapaa, jolla kirjoitin sähköpostin.

Tälle asiakkaalle lähetetyissä sähköposteissa olen lisännyt jokaisen alkuun ystävällisemmän lauseen, kuten:

• Toivottavasti päivä menee hyvin.
• Toivottavasti viikkosi on alkanut hyvin.
• Kiva kuulla sinusta taas.

Joka herätti positiivisen vastauksen. Muista kuitenkin, että liian jäykiltä vaikuttavia aloituslauseita tulee välttää, kuten:

• Toivon että tämä sähköposti saavuttaa sinut.
• Huomaa, että...
• Tämä sähköposti käsittelee…

Tavoitteena on ottaa yhteyttä vastaanottajaan ennen kuin siirryt sähköpostisi aiheriville.

3. Täydellinen sähköposti avautuu

Kuinka avata kaupallinen sähköposti? Sähköpostin avaaminen on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Hyvä alku tarkoittaa hyvän vaikutelman jättämistä. Huono avaus voi tarkoittaa, että yrityssähköpostimme menee suoraan roskakoriin.

Tässä on kolme hyvää sähköpostin aloitusta:

• esine
• avauskaava
• ensimmäinen lause

Katsotaanpa jokaista elementtiä.

Esine

Useimmat sähköpostin vastaanottajat skannaavat sähköpostin aiheet päättääkseen, mitkä viestit ovat tärkeitä, mitkä voidaan käsitellä myöhemmin tai poistaa. Jos haluat, että ammattimaiset yrityssähköpostimme luetaan, hyvä aiherivi sähköpostiisi on erittäin tärkeä.

David Mastersilla on hyviä neuvoja tehokkaista sähköpostin aiheriveistä:

• Sähköpostimarkkinointi Kuinka kirjoittaa upeita aiherivejä markkinointisähköpostiisi David Masters

Vahvuudet, jotka tekevät sähköpostin aiheesta relevantin tietylle yleisölle mahdollisuuksien mukaan ja personoidun. Myös sähköpostin aiherivi, joka on liian vahva kiinnittääkseen lukijan huomion, epäonnistuu usein. Enemmän huutomerkkejä ei tarkoita korkeampaa avausprosenttia. Älä koskaan lähetä sähköpostia, jonka aihe on tyhjä. Monet sähköpostiohjelmat valitsevat sähköpostit ilman aihetta lähettääkseen ne roskapostikansioon.

Avauskaava

Sähköpostin avauskaava on se, kenelle se on osoitettu. Muodollisemmissa sähköpostiviesteissä sitä edeltää usein sana "Dear".

Joitakin esimerkkejä virallisista yrityssähköpostin avaajista ovat:

• Hyvä herra
• Erittäin mukava nainen
• Arvoisa herra Brown
• Gentile Sig. ra Lopez
• Kiinnostuneille kohteliaasti
• Arvostettu Mr. Smith

Yksin käytettynä "Dear Sir" ja "Dear Madam" voivat olla loukkaavia, jos et tiedä, kirjoitatko miehelle vai naiselle. Jos haluat käyttää tätä tervehdystä, kokeile "Dear Sir or Madam".

Vaikka "Hei" on hieman vähemmän muodollinen, se ei todennäköisesti loukkaa ja on hyvä tapa aloittaa sähköposti, kun et tiedä vastaanottajan nimeä.

Kun kirjoitat jollekulle, joka on meille johtavassa asemassa tai vanhempi, aloita sähköposti sanoilla "Dear Mr. Jones", "Dear Ms. Lopez" tai "Dear Dr. Smith". Esimerkiksi "Dear Mr. Smith" on kunnioittava tapa opiskelijalle lähettää sähköposti yliopiston professorille. Vältä "Neiti" käyttöä, sillä siviilisäädolla ei yleensä ole merkitystä.

Kun käytät henkilön etunimeä, tarkista aina nimen oikeinkirjoitus. Väärä nimi jättää negatiivisen vaikutelman.

Jos organisaatiosi kannustaa vähemmän muodollisiin sähköpostiviesteihin, voi olla tarkoituksenmukaista aloittaa sähköposti yksinkertaisella "Hei". Jos tiedät henkilön nimen, lisää se. Esimerkiksi "Hei John."

Ole kuitenkin varovainen. Vaikka epäviralliset tervehdykset koetaankin ystävällisemmiksi, ne saattavat tuntua liian arkipäiväisiltä. Jos olet epävarma, on parasta olla hieman muodollinen sähköpostin alussa.

Älä ole liian rento yrityssähköpostin kanssa. Useimmat asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että lyhenteet eivät ole koskaan hyvä tapa aloittaa tai lopettaa yrityssähköpostia. Tässä on esimerkkejä aukoista, joita sinun ei pitäisi käyttää ammattimaisessa sähköpostissa:

• Hei
• Joo
• sup tai whatsapp
• ? (Aloita sähköposti kysymysmerkillä)

Ensimmäinen lause

Sähköpostin ensimmäinen virke määrittää, jatkaako vastaanottaja lukemista. Hyvä ensimmäinen lause on kuin ammattisähköpostin aloittaminen. En kerro, kuinka monta sähköpostia poistin, koska ensimmäinen virke kertoi minulle, että minulle kirjoittavalla henkilöllä ei ollut hyvää liiketoimintaa.

Tässä on esimerkkejä huonoista aloituslauseista ja niiden korjaamisesta:

• "Emme tunne toisiamme, mutta..." On sanomattakin selvää, etten tunne sinua. Mene sen sijaan asiaan. "Kirjoitan kutsuakseni sinut yhtiön vuosikokoukseen 5. heinäkuuta."

• ”Nimeni on Lisa Lopez ja minä olen…” Tällaisen sähköpostin aloittaminen tekee sinusta sähköpostin aiheen. Yritä sen sijaan esittää lukijaa kiinnostava kysymys. "Tiesitkö, että 50 prosentilla kaikista amerikkalaisista ei ole lainkaan eläkesäästöjä?" Esittele itsesi saatuasi lukijan huomion.

Kun kirjoitat jollekin, jota et tunne, mutta jonka kanssa sinulla on yhteinen kontakti, viittaa tähän yhteystietoon. Voit esimerkiksi sanoa: "Pidin käytettävyysesityksestä viime kuun [organisaation nimi] kokouksessa" tai "Luin äskettäin artikkelisi aiheesta [aihe] XYZ-julkaisusta."

Varoitus, älä pakota yhteyttä, kun sitä ei ole. Jos et osallistunut vastaanottajan esittelyyn tai lukenut artikkelia, se on helppo selvittää. Kirjoittajana saan usein sähköposteja ihmisiltä, ​​jotka väittävät lukeneensa artikkelini, mutta kun syvennyn keskusteluun, ymmärrän, että he katsoivat vain otsikkoa.

4. Sähköpostin lopettaminen

Oletko koskaan päässyt sähköpostin loppuun tietämättä, miten se lopetetaan? Se ei vain tapahtunut sinulle. Sähköpostin sulkeminen on myös erittäin tärkeää. Tämä on yksi syy siihen, miksi Envatolla on kymmeniäammattimaiset sähköpostin allekirjoitusmallitjotka sisältävät kaikki hyvän sähköpostin sulkemisen elementit. Tässä on esimerkki mallistamusta sähköpostin allekirjoitus:

Muistan, kuinka pelkäsin muutama vuosi sitten, kun asiakas päätti minulle lähettämänsä sähköpostin sanoilla "Rakastan sinua." Olin juuri saanut valmiiksi valtavan sotkun hänen puolestaan, mutta en todellakaan tuntenut häntä niin hyvin. Hän oli itse asiassa vain kiitollinen siitä, että olin valmis tekemään niin suuren työn niin lyhyellä varoitusajalla, mutta hänen liian tuttu loppunsa vaikutti minusta tuolloin oudolta.

Tässä on joitain oikeita elementtejä sähköpostin sulkemiseen:

• Loppusanat. Kuten yllä on kuvattu, viimeiset sanat ovat tärkeitä lukijallesi. Jos he ovat liian tuttuja tai epävirallisia, he voivat olla epämukavia. "Terveisiä" tai "Ystävällisin terveisin" pidetään yleensä yrityssähköpostin turvallisina sulkemisina.
• Liiketoimintaa.Ellei vastaanottaja tunne sinua, voit käyttää etu- ja sukunimeäsi. Jos vastaanottaja tunnetaan hyvin ja työsähköposti on epävirallinen, voit käyttää vain nimeäsi.
• Nimi ja yritys (jos sovellettavissa). Liitä viralliseen sähköpostiin, jonka kirjoitat yrityksen puolesta, sen organisaation arvonimi ja nimi, jossa työskentelet.
• Yhteystiedot.Ne sisältävät paitsi sähköpostiosoitteesi, myös muut yhteystietosi, kuten sosiaalisen median tai puhelinnumerosi. Jos tämä on työhakemus, sinun on sisällytettävä myös LinkedIn-tietosi.
• Linkki yrityksesi verkkosivustolle (jos mahdollista).Jos sinulla on yrityksen verkkosivusto, linkki siihen sähköpostin allekirjoituksessa voi olla tärkeä.
• Valokuva (valinnainen).Valokuvan sisällyttäminen allekirjoitukseen on hyväksyttävää, mutta nimesi tekstiä ei koskaan korvata kuvalla. Jotkut sähköpostijärjestelmät eivät näytä kuvia. Näissä sähköpostijärjestelmissä, jos et sisällytä tekstiä, vastaanottaja ei tiedä, keneltä sähköposti on peräisin.

Kuten sähköpostin avaamisen yhteydessä, tekstiviestiehtoja ei hyväksytä yrityssähköpostissa. Tässä on esimerkkejä vältettävistä sulkemisista:

• Cià (lyhenne sanoista hello [myöhemmin])
• L8R

Lisätietoja sähköposteista

Voit luoda tehokkaita avauksia ja sulkemisia yrityssähköpostille. Tee yhteenveto siitä, mitä olemme oppineet, aloittamalla ja lopettamalla yrityssähköpostisi:

• kohdeyleisön tunnistaminen
• oikean sähköpostityylin valitseminen
• kiinnitä huomiota avauselementteihin
• sulkeminen oikeilla elementeillä

Lue lisää ammattimaisten sähköpostiviestien kirjoittamisesta tästä kattavasta opetusohjelmasta:

• Selkeiden ja ammattimaisten sähköpostien kirjoittaminen David Masters

Tai tutustu oppimisoppaaseemme (opetussarja):Tehokkaiden yrityssähköpostien kirjoittaminen.