Kuinka kirjoittaa täydellinen sähköposti: vinkkejä yrityssähköpostiin (2023)

Yksinkertaisesti, huolella ja terveellä järjellä! Täydellisen sähköpostin kirjoittaminen edellyttää ammattimaisuutta ja kunnioitusta vastaanottajaa kohtaan. vaikka se merkitseekin enemmän aikaa, se on sen arvoista, varsinkin työpaikalla. Kirjoita viestisi aina omasi mielessäsitavoite, pitäen ainformatiivinen luonneejäsentää tekstiä oikein. Kerro aihe selkeästi ja varmista, että vastaanottaja ymmärtää, mistä on kyse.

Sen lisäksi on tärkeää, että oletmahdollisimman synteettistäunohtamatta koskaan kohteliaisuutta ja muodollisuutta. Lyhyydellä tiivistät sisällön olennaiseen ja helpotat lukemista vastaanottajalle, jolle on helpompi ekstrapoloida tärkeimmät tiedot. Lopulta molemmat osapuolet hyötyvät vähemmän hukkaan heitetystä ajasta: sinä kirjoitat ja vastaanottaja lukee.

Kun et lähetä tarpeettomia sähköposteja, voit säästää kollegaasi entistä enemmän aikaa. Sähköpostit, joita ei tarvita, syntyvät kolmessa tyypillisessä tilanteessa, nimittäin:

• Jakeluluetteloissa
  Muutama napsautus riittää sähköpostin lähettämiseen useille vastaanottajille: tämä toiminto voi osoittautua erittäin hyödylliseksi, mutta juuri silloin, kun sinun on vastattava, "Vastaa kaikille" -komennon napsauttaminen aiheuttaa ylimääräistä dataa. Alkuperäinen lähettäjä kysyy ihmisryhmältä kysymyksen, mutta todellisuudessa vastaus kiinnostaa vain häntä. Ennen kuin käytät tätä toimintoa, mieti, kenelle sähköpostisi on todella tärkeä.
• Selvennyksiä pyydettäessä/tarjottaessa
  Kirje ei korvaa keskustelua sen enempää kuin sähköposti on chatti. Jos sen sijaan, että joutuisit loputtomaan kysymysten ja vastausten kierteeseen tietokoneelta toiselle, nostat puhelimen luurin, säästät paljon aikaa ja myös stressiä itsellesi ja keskustelukumppanillesi. Puhelun jälkeen on kuitenkin suositeltavaa käyttää sähköpostia yhteenvetoon kutsun sisällöstä, jotta vältytään väärinkäsityksiltä ja näin kaikki tiedotetaan viimeisimmistä neuvottelujen kehityksestä.
• Kun ne ovat toissijaisia
  Koska toimistojen arjessa voi käydä nopeastikin kyllästymiseksi, niin joissain yritystilanteissa tapa viihdyttää työntekijöitä hauskoilla sähköpostiviesteillä on yleistynyt. Kaikki lähettäjät eivät kuitenkaan ihmettele, arvostavatko vastaanottajat niitä. Ehkä sen sijaan, että kirjoittaisit sen kollektiiviseen sähköpostiin, kerro vitsi kahvinkeittimessä, jotta et keskeytä kollegojesi työtä.

Niin tärkeä kuin kirjoittamisen lahja onkin sähköpostien kirjoittamisessa, sinun ei pitäisi koskaan luopua käytöstäkohteliaisuus ja muodollisuus, varsinkin työpaikalla. Puhu keskustelukumppanillesi kohteliaasti, kiitä ja kysy kohteliaasti, lopuksi aina päätä viestisi sydämellisillä tervehdyksillä: ne voivat tuntua merkityksettömiltä yksityiskohdilta, mutta silti 2000-luvulla niillä on suuri arvo, vaikka niitä usein jätetään huomiotta.

Jos lähetät sähköpostisi jollekin henkilölle, se tarkoittaa yleensä sitä, että sinun on saatava häneltä jotain: ehkä haluat saada selvityksen tai ehkä aiot varata ajan tai haluat vain vastaanottajan todella saavan tiedon olet antanut ne, vaikka sinulla on tällä hetkellä vastata. Tästä syystä on suositeltavaa kunnioittaa hyvien sähköpostitapojen käsikirjaa: näin lisäät mahdollisuuksia, että vastaanottaja ottaa sähköpostisi vakavasti ja vastaa.

Vaihe 1: Objekti

Jokaisen sähköpostin alussa on viestin aiheelle valmisteltu kenttä, joka jätetään usein ja mielellään huomiotta. Aihe on suunniteltu viestimään sähköpostin lukijalleviestin pääaiheja siksi ne tulisi valita sen mukaan. Toisin kuin paperikirjeissä, aiherivillä on suuri apu, koska se näkyy jo postilaatikossa. Näin vastaanottajat voivat paremmin päättää, avaavatko he viestin heti vai odottavatko he. Lisäksi aiheen sisältämät tiedot auttavat löytämään ja luokittelemaan sähköpostit. Siksi jumalathyviä esimerkkejäesineelle ne ovat:

• Kokoontuminen 24.3 klo 10-12: projektin alku
• Pätevän henkilöstön valmennuksesta johtuvat suorituserot
• Yhteenveto 7. huhtikuuta pidetystä keskustelusta
• IT-tiedot: XY ohjelmistopäivitys

Näiden esimerkkien avulla käyttäjät tietävät heti selvästi, mikä heitä odottaa viestin avattuaan. Aiheesta alkaen on mahdollista määrittää sähköpostin kiireellisyys.

Tästä samasta syystä: Vältä esinettä, joka ei kestä, on liian pitkä tai sisältää jopa passiivis-aggressiivisia viestejä, kuten:

• Kiireellistä!!!: on järkevämpää määritellä, mikä on kiireellistä.
• Pyyntö/palvelus: parempi nimetä aihe suoraan.
• Keskustelumme jälkeen viime perjantaina kokoushuoneessa tuli mieleen lisää kysymyksiä!: aiherivitila on rajoitettu erityisesti älypuhelinten käyttöön, joten sinun tulee olla lyhyt myös tässä.
• Re: RE: Re: RE: Re: RE: Sunnuntailounas Claudian ja Lucan kanssa: Sinun tulee aina lyhentää sähköpostivastausten lyhenteiden sarjaa. Tällaisissa keskusteluissa on myös tärkeää, että aihe vaihdetaan, kun viestin aihe ei ole enää sama. Jos kyse ei ole enää sunnuntaibrunssista vaan työnjaosta, niin aihetta on mukautettava niin, että sähköposti voidaan luokitella myöhemmin.
• Onko se todella tarpeellista?: Ei ole hyvä idea lähteä hyökkäykseen heti. Vastaanottaja ottaa siten puolustavaan asemaan eikä ota kritiikkiäsi vakavasti. Joka tapauksessa sähköpostit eivät ole koskaan oikea viestintämuoto turhautumisen purkamiseen. Käytä sen sijaan kasvokkain tapahtuvaa vuoropuhelua kritisoidaksesi.

Sähköpostimarkkinointiin panostetaan paljon energiaamuotoilla tehokkaita kohteita. A/B-testien ja tilastojen avulla avautumisnopeutta yritetään optimoida (avoin korko) sähköpostiviesteistä. Kun kirjoitat sähköpostin työpaikalla, sen takana ei todennäköisesti ole mitään myynninedistämistarkoitusta, mutta silti haluat sähköpostisi avattavan. Jotta tämä tapahtuisi, sinun on sitouduttava jo esineen muodostamishetkellä.

Vaihe 2: Avauskaava

Aloita sähköpostisi varsinainen teksti tervehdyksillä, vastaanottajalle osoitetulla röyhkeydellä ja valinnalla työnimike, jolla voit puhua toiselle osapuolelle asianmukaisesti. Vaikka se on hyvin lyhyt osa sähköpostin tekstiä, monet eivät oikein tiedä, mihin suuntaan kääntyä, kun heidän on laadittava se.

Kuinka muodollinen on oltava?

Parempi liioitella muodollisuudella ja kohteliaisuudella: periaatteessa voit käyttää joitain virheiden välttämiseksiklassisia nimityksiä, lueteltu alla erittäin muodollisesta luottamukselliseen:

• Arvokasta
• Kuvitettu
• Egregia/o
• erottuva
• Rakas
• Ei-juutalainen
• kallista/kallista

Näitä kaavoja seuraa sitten ammattinimike tai virka (jota käsitellään seuraavassa kappaleessa) tai yleinen "rouva/rouva". Varsinkin jos sinun on puhuttava hierarkkisesti hierarkkisesti ylempänä oleville tai sinulle tuntemattomille ihmisille, nämä kaavat ovat varmasti oikeat. Sinun ei tarvitse olla enempää muodollinen, ellet ole yhteydessä korkeisiin valtion tai uskonnollisiin viranomaisiin. Jos toisaalta olet jo tuttu keskustelukumppanisi kanssa, voit käyttää sähköisen viestisi alussa myös "Rakas/Rakas" tai klassista "Hyvää huomenta". Jos kerran se oli hyväksyttävää vain kollegoiden kesken, niin nykyään jopa yksinkertainen "Ciao" on puhdistettu, kaava, joka ei ole enää liian rento tai epäkunnioittava, vaan ystävällisempi ja suoraviivaisempi.

Mitä otsikoita otsikossa tulisi käyttää?

Joissakin ammateissa sähköpostin vaihtoon liittyy usein ammatillisia tehtäviä tai nimikkeitä, jotka on tietysti myös mainittava tervehdyksessä. Kuitenkin, jos niitä ei ole määritelty tai jos ne ovat sinulle tuntemattomia, käytä all-inclusive "Lääkäri", jonka jälkeen sukunimi. Esimerkiksi:

• Hyvä tohtori Degli Esposti
• arvoisa dr. ryhmät
• Hyvä tohtori Mantovani
• Maineikas dr. Lolli

Kuka pitäisi nimetä ensin?

Vaikka vastaanottajia on useampi kuin yksi, sinun on puhuttava jokaisesta heistä. Vain jos et ole yhteydessä johonkin tarkasti määriteltyyn henkilöön, vaan yritykseen tai osastoon, kollektiivinen kohteliaisuusmuoto "Hyvät naiset ja herrat" tai vaihtoehtoisesti "Ketä se saattaa koskea" riittää. Jos kuitenkin vastaanottajat ovat tiedossa, herää kysymys, missä järjestyksessä ne pitäisi näkyä otsikossa.

Pääsääntöisesti pätee sääntö, että ensin nimitetään hierarkkisesti ylimmät henkilöt. Kuitenkin, jos ne ovat kaikki samalla tasolla, käytä klassista ja neutraalia aakkosjärjestystä: tällä tavalla se on selvää kaikille eikä kukaan loukkaantu. Lopuksi, jos siinä järjestyksessä, jossa haluat asettaa naiset miesten edelle, niin kauan kuin he ovat tasa-arvoisia, se on sinun tai yrityksesi valinta.

Mitä tehdä, kun et tiedä, puhutko naiselle vai miehelle?

Joskus tiedetään vain yhteyshenkilön sukunimi tai etunimi ei johdu selvästi jommastakummasta sukupuolesta. Siinä vaiheessa on tarpeen aktivoida etsivä intuitio miksiVäärä otsikko voi lähettää sähköpostisi suoraan unohduksiin. Tässä tapauksessa yrityksen verkkosivut, sosiaalinen media tai keltaiset sivut voivat auttaa. Lopulta varsinkin suuremmille yrityksille puhelu henkilöstöosastolle ei haittaa. Jos muuta tapaa ei kuitenkaan ole, suosittelemme pysymään yleisessä sanassa "Hyvät naiset ja herrat".

Mikä välimerkki sulkee otsikon?

Paras ratkaisu on ehdottomastipilkku: tällä tavalla suljet rivin, siirryt sitten alkuun ja lisäät tyhjän rivin ja jatkat sitten tekstin laatimista. Joka tapauksessa piste ei ole sallittu, mikä on töykeää ja epäammattimaista.

• Hyvä dr. Alfonsi,

Kiitos nopeasta vastauksesta.

Vaihe 3: Johdanto

Ennen kuin aloitat ongelman käsittelemisen, sinun on löydettävä sopiva tapa esitellä aihe sulavasti. Älä kuitenkaan viivyttele liikaa esittelyn kanssa, sillä et halua hukata aikaa saati keskustelukumppanisi menettää sitä. Tilanteesta riippuen on olemassa erilaisia ​​tapoja määrittää esittely:

• Viitaten verkkosivuillanne julkaistuun ilmoitukseen lähetän hakemukseni.
• Miten lomasi sujui?
• Kiitos mukavasta keskustelusta viime viikolla.
• Kiitos nopeasta vastauksestasi.
• Pidin todella hänen esityksestään "Kuinka kirjoittaa sähköpostia"!

Esittelyn tehtävänä on edistää vastaanottajan hyvää mieltä ennen kuin asian pointtia aletaan käsitellä. Tämä on henkilökohtaisten kysymysten tai kommenttien rooli.Mutta vältä standardikaavojaja yritä sopeutua mieluummin edessäsi olevaan henkilöön. Jos kysyt hänen lomastaan, sairaudesta toipumisestaan ​​tai hänen kotimatkastaan ​​tapaamisen jälkeen, osoita, että olet aidosti kiinnostunut toisen ihmisen elämästä. Voit kuitenkin käyttää johdatusta päästäksesi aiheeseen, kuten sovelluksissa tapahtuu, ja esitellä itsesi tai jatkaa aiemmin käsiteltyä puhetta.

Vaihe 4: Runko

Kun johdanto-osa on ratkaistu, pääset sähköpostin ytimeen: nyt sinun tehtäväsi on kommunikoidasisältö kompaktilla ja hyvin jäsennellyllä tavalla. Muista aina, että lukijoiden on ymmärrettävä tiedot nopeasti, mutta ennen kaikkea oikein. Tätä tarkoitusta varten on joitain sääntöjä, joita sinun on noudatettava:

• Lyhyet lauseet
  Tämä on helpommin sanottu kuin tehty, koska joskus olosuhteet näyttävät niin monimutkaisilta, että tarvitaan vähintään kolmen rivin jakso. Kuitenkin, kun lukija iskee samankaltaisiin syntaktisiin hirviöihin, hänen on investoitava aikaa ja vaivaa pystyäkseen purkamaan luomasi toisiinsa liittyvät lauseet. Epäselvissä tapauksissa lukija eroaa ja lopulta ei ymmärrä tietoa. Tämän välttämiseksi käytä yksinkertaisia ​​rakenteita.
• Lihavoitu ja kursivoitu
  Visuaalisten kohokohtien ansiosta lukijat löytävät tärkeimmät tiedot ja tosiasiat nopeammin. Mutta tämä toimii vain, jos ne on eristetty, muuten liiallisella käytöllä vaarana on, että vaikutus on täysin päinvastainen. Kirjoittamaton sääntö: korkeintaan yksi korostettu kohta kappaletta kohti.
• Jäsennellyt kappaleet
  Kappaleiden jakautuminen antaa tekstillesi rakenteen. Aseta sähköpostisi niin, että loogiset yhteydet on helpompi tunnistaa. Voit hyväksyä peukalosääntönä kolme lausetta kappaletta kohden.
• Lista
  Listojen alajaon ansiosta pystyt esittämään tiedot ja faktat kompaktilla tavalla. Kokouksen tiedot, meneillään olevan projektin kustannukset, seuraavan työmatkan jäsenet: tärkeimpien tietojen tulee olla ensisilmäyksellä tunnistettavissa myös sähköpostin uudelleen avaamisen yhteydessä. Tällä tavalla vastaanottajien ei tarvitse lukea koko tekstiä uudelleen etsiessään näitä tietoja. Jos kuitenkin joudut selittämään syy-seuraussuhteita, käytä aina pelkkää tekstiä.
• Yksinkertaisia ​​sanoja
  Älä vaikeuta työtäsi enempää kuin se todellisuudessa on. Jos voit, käytä yksinkertaisia ​​termejä, jotka ovat kaikkien ymmärrettäviä. Et voi olettaa, että lukijat etsivät sanakirjasta jokaista sanaa, jota he eivät tiedä, tai muuten unohdat tavoitteesi tiedon välittämiseen, ja lisäksi vastaanottaja jää hämärään. Selvästikään näin ei tapahdu, jos käännyt alasi asiantuntijoiden puoleen; tällaisissa tilanteissa esiintyäksesi asian asiantuntijana tarvitset teknisen sanaston.

• Positiivisia viestejä
  Jotta sähköpostisi vastaanottajat ottaisivat sisällön positiivisesti vastaan, pystyisivät muistamaan ja tarvittaessa myös toteuttamaan sen käytännössä, on käytettävä positiivista kieltä. Juuri silloin, kun esität kritiikkiä, on tärkeää pysyä rakentavana. Keskity siihen, mikä voidaan tehdä paremmin, sen sijaan, että kuvailet sitä, mikä ei sovi tai toimi. Jos haluat saada jotain irti sähköpostisi vastaanottajasta, sinun tulee välttää arvovaltaista sävyä ja negatiivisia purkauksia tekstissä.

Vaihe 6: Tervehdys

Lopussa oleva jäähyväiskaava on yhtä tärkeä kuin ensimmäinen tervehdys. Jälleen kerran, irtisanominen ilmaisee lukijalle huomiosi häntä kohtaan. Tässäkin tapauksessa on välttämätöntä olla ystävällinen ja kohtelias, mutta älä liioittele sitä. Kukaan ei käytä nykyään enää suuria röyhkeyksiä tai nöyriä terveisiä yrityssähköposteissa. Päinvastoin, yksinkertainen "Saluti" on turvallisin variantti, mutta se ei välttämättä jää parhaaksi, itse asiassa se saattaa kuulostaa triviaalilta. Ole sen sijaan luova ja mukauta lomaasi jättääksesi paljon positiivisemman vaikutelman. Voit käyttää esimerkiksi:

• Toivottaen
• Aurinkoisia terveisiä Roomasta
• Terveisiä Milanosta
• Hyvää alkanutta viikkoa
• Toivotan sinulle mukavaa lomaa

Toisin kuin yleisesti luullaan, tervehdystä ei tule erottaa allekirjoituksesta pilkulla. Itse asiassa rivi päättyy ilman välimerkkejä; sitten seuraa tyhjä rivi ja lopuksi lähettäjän nimi tai suoraan hänen allekirjoitus. Haluatko integroida tervehdyksen lauseeksi? Myös tässä tapauksessa sinun tulee luopua välimerkeistä; lisää tyhjä rivi lauseen alun ja tervehdyksen väliin, kuten:

Odotan tapaamistasi, lähetän heidät

Ystävällinen tervehdys Bolognaan

Carl Rossi